BS Projekty

System wspomagający zarządzanie projektami inwestycyjnymi z naciskiem na dokumentowanie i delegowanie działań projektowych. Struktura systemu pozwala na zarządzanie/monitorowanie na poziomie projektów, wybranego projektu, etapów projektu oraz zadań wybranego etapu. Prezentacja każdego stopnia szczegółowości (projektów, projektu, etapów, zadań) jest możliwa w sposób tabelaryczny, w widoku kalendarza oraz wykresu Gantta. Każdy sposób prezentacji pozwala zagłębiać się w szczegóły projektu aż do poszczególnych zadań, jednocześnie w każdej chwili jest możliwe przełączenie widoku prezentacji na wybranym poziomie szczegółów. Ponadto istnieją obszary wspólne dla wszystkich projektów pozwalające na przeglądanie harmonogramów, dziennika zdarzeń, repozytorium dokumentów  oraz działań poprojektowych.

W systemie zastosowaną trójwarstwową hierarchię kompetencji: zarządzanie strategiczne (właściciel, szef projektów, osoba odpowiedzialna za projekt), zarządzanie operacyjne (kierownik projektu, osoba odpowiedzialna za prowadzenie projektu), dostarczanie produktów (kierownik zespołu, wykonawca zewnętrzny i wewnętrzny). System powiadomień wykorzystujący tę strukturę pozwala na użycie mechanizmu zgłoszeń wykonania zadań/etapów oraz akceptacji ich wykonania. Powiadomienia są również wykorzystywane przy kamieniach milowych, które można dowolnie definiować w systemie.

System BS Projekty, pomimo rozbudowanej struktury, jest bardzo elastyczny: można przy jego pomocy zarządzać skomplikowanymi projektami o długim czasie trwania ale również krótkimi, jednozadaniowymi nawet działaniami. BS Projekty posiada również mechanizm porównania wykonania projektu (czas i budżet) z założonymi wartościami. W tym celu można dokonać zapisu  dowolnej ilości tzw. punktów odniesienia, czyli aktualnego stanu projektu, aby w dowolnym, późniejszym czasie porównać bieżący stan projektu z poprzednio zapisanym.

Podstawowym obiektem systemu jest projekt składający się z etapów, które składają się z zadań.

BS Projekty

Projekt, oprócz funkcji agregującej etapy i zadania, charakteryzuje się własnymi atrybutami do których należą:

  • dane projektu (nazwa, czas trwania, status, cel projektu),
  • warunki zakończenia projektu – lista zdarzeń/czynności, wraz z przypisaną osobą odpowiedzialną,  koniecznych do zakończenia projektu; lista może zawierać dowolne wpisy,
  • czynności poprojektowe – lista  dowolnie opisanych czynności z przypisanymi datami oraz osobami odpowiedzialnymi za ich wykonanie; wprowadzona data czynności określa czas wysłania emaila z przypomnieniem,
  • budżet – jest przyznawany w ramach określonego planu kont, stosowanego w JST: dział, rozdział, paragraf; paragraf może być jeszcze dodatkowo podzielony na 10 (od 0 do 9) analityk (?), dzięki czemu można uzyskać informacje np. o wykorzystaniu środków własnych, unijnych czy też z innych funduszy/dotacji; budżet można kontrolować w trzech obszarach: kwot przyznanych, rozdysponowanych w etapach i zadaniach oraz wykorzystanych w etapach i zadaniach,
  • zasoby – określenie ról osób biorących udział w projekcie; z zachowaniem hierarchii wspomnianej na wstępie: osoba odpowiedzialna za projekt (zarządzanie strategiczne), osoba prowadząca projekt (zarządzanie operacyjne), grupa realizacyjna (wewnętrzni dostawcy produktów), zasoby obce (zewnętrzni dostawcy produktów),
  • finansowanie – możliwość zapisania w celach dokumentacyjnych źródeł i kwot finansowania,
  • SIWZ – udokumentowanie pochodzenia SIWZ: kto, kiedy i ewentualnie za jaką kwotę wykonał.

Każdy projekt powinien składać się przynajmniej z jednego zadania. Zadania można grupować w etapy.

BS Projekty

Zadanie jest opisane przez:

  • dane zadania – nazwa, opis, zadanie poprzedzające (istotne dla wykresu Gantta), data rozpoczęcia i końca zadania, data powiadomienia o rozpoczęciu zadania, osoba odpowiedzialna za wykonanie, wykonawca zadania i osoba zatwierdzająca zadanie,
  • budżet – wprowadzane są kwoty planowane oraz widoczna kwota zrealizowana na zadanie,
  • faktury – wprowadzanie dokumentów kosztowych (faktur, rachunków i innych) w podziale na konta zdefiniowane przy tworzeniu projektu; są podstawą do obliczania kwot zrealizowanych,
  • odbiorcy raportu – zdefiniowanie odbiorców raportu o zakończeniu zadania,
  • kamienie milowe – definicja zdarzeń (data i opis), istotnych dla projektu i widocznych w harmonogramie
  • powiadomienia o kamieniach milowych – osiągnięcie wybranych kamieni milowych może wiązać się z powiadomieniem wskazanych interesariuszy projektu o ich wystąpieniu.

BS Projekty

Etap grupuje wprowadzone zadania, co przy bardziej rozbudowanych projektach przyczynia się do przejrzystości ale również do dokładniejszego delegowania odpowiedzialności za wykonanie elementów projektu. Każdy z etapów oprócz zdefiniowanych i przypisanych zadań zawiera swój opis w strukturze analogicznej do zadania:- dane etapu, opis etapu, faktury, odbiorcy raportu, kamienie milowe, powiadomienia o kamieniach milowych.

Funkcjonalność poszczególnych sekcji jest analogiczna jak dla zadania, przy czym oczywiście odnosi się do etapu.

Do każdego z tematów:

  • projektu: Cel, Budżet, Zasoby, Finanse, SIWZ, Warunki zakończenia projektu, Czynności poprojektowe,
  • etapu: opis, budżet, faktury
  • zadania: opis, budżet, faktury

można dołączyć dowolną ilość dokumentów (w formacie pdf i txt) opisanych dodatkowo przez sygnaturę, nazwę i opis dokumentu. W ten sposób powstaje łatwe do przeglądania i wyszukiwania repozytorium dokumentów. Ponadto można w systemie zachować dokumenty nie związane z żadnym wprowadzonym projektem.

Dla wybranego projektu można wygenerować raporty zawierające: warunki zakończenia projektu, czynności poprojektowe, budżet, zasoby, kamienie milowe, listę faktur oraz porównanie bieżącego stanu raportu z wybranym punktem odniesienia.

W systemie BS Projekty istnieje możliwości raportowania harmonogramu w czterech widokach:

  1. harmonogram rzeczowy – etapy, zadania i kamienie milowe,
  2. harmonogram rzeczowo-finansowy – rozszerzenie powyższego o budżet przyznany i wykonany w podziale na konta,
  3. harmonogram rzeczowo-finansowy skrócony – budżet przyznany i wykonany bez podziału na etapy i zadania
  4. harmonogram rzeczowo-finansowy bez 4P – budżet bez podziału na konta.

Powyższe raporty mogą zawierać dane jednego lub wielu projektów (np. z całego roku) w zależności filtrów wyszukiwania.

Dziennik zdarzeń to zapis istotnych dla projektu zdarzeń systemowych ale również definiowanych przez użytkownika. W dzienniku zdarzeń pojawiają się również wpisy o zmianach np. harmonogramu, budżetu, zasobów itp.

BS Projekty